経理未経験の28歳女子が、半年でNPOの会計をまるっとクラウドにしちゃった話 その1：クラウド会計ソフトの「とくい」と「にがて」をぬるっと考えてみる
みなさま、あきにちは。鮫肌です。
秋刀魚が大好きなのに、アパートにあるコンロがIH式のため、
どうにも自宅でサンマージャンボする気にならず、
物想いに耽る菊花の候です。
菊花といえば、秋には菊をおひたしにする県から来た自分ですが、
売っている店舗が近所になく、郷愁にかられる日々です。
なんてことを書いた週末金曜日。
翌日、週末恒例おかず作り置き大作戦決行のため、
近所のスーパーに行ったところ、なんとあったよ！かきのもと。
1パック98円(消費税抜)という僥倖。しかも隣には同じ値段でおかひじき。
かきのもととえのきの柚子胡椒和えとおかひじきとしめじのナムル。
んで、さつまいもも安かったのでクリームシチューに。
Autumn has come!ですねぇ。
ちゃんと食べて元気出たので、るんるんとクラウド会計についてまとめていきます。
今回は、経理を「さくっと、かつきちんと」化させるために
クラウド会計ソフトの「とくい・にがて」を理解していきましょう。
そもそも「経理」って何してるの？
経理って、
「『レシートがないと経費で落としません！』とか、
『期限切れた清算上げても却下しますよ！』とか基本怒ってる人ですよね。」
というイメージの方も多い気がしますが、実際何をしているのでしょうか。
ざっくり分けて、経理の仕事は4つの「はかる」からできています。
過去をつないで、現在への気づきを示し、未来を作るヒントとなる。
それが経理の本懐です。
かっこいいでしょー。経理。えへへのへ。
そんな素敵な経理の世界をもっと具体的に知りたい人はこちらをどうぞ。
めっちゃ分かりやすい and 経理の大原則を理解できるので、ぜひぜひ。
クラウド会計ソフトの「とくい」「にがて」を知ろう
とはいえ、他の仕事をやりながら経理もやってます！という状況が多い
NPO団体では、なかなか経理に手が回せない…という状況になりがちです。
そんなときに、楽に正確に経理業務をできるようにするのが、
クラウド会計ソフトなわけです。
これとか、
この辺りが有名ですね。
「経理を簡単にする」というキャッチフレーズで二つの商材共に
売り込んでいるわけですが、どこがどのように楽になるのでしょうか。
まず、クラウド会計ソフトがこれまでの会計ソフトから進化したところは、
「銀行口座・クレジットカードの明細をWEB上で取得し
（→①量る、に相当する部分）、
機械を用いて、何にによって稼いだか、また何のために使われたお金か推測する。
（→②の測る、に相当する部分）」
という点です。
さらにこれまでの会計ソフトでもできた、入力したデータをまとめて
財務諸表を作ること（→③の計る、に相当する部分）まで、
まるっとクラウド会計ソフトで実施できるというわけです。
ただクラウド会計ソフトにも、「にがて」な部分があります。
銀行口座を介した金額は間違いなく入力してくれる、
また現金の動きもレシートの数字を読み込んでくれる
（ここはまだ精度甘いところもありますが、最初から「間違いないかチェックする」
という気持ちで臨めるので、０から手入力するよりは格段にミスがなくなります）、
という「量る」部分においては、クラウド会計ソフトを導入することで、
ほぼ自動でできるようになります。
ですが、収益/費用の目的や分野分けといった「測る」部分においては、
上の図のように、自分で考えて対応する必要があります。
この部分についても、機械学習がｽﾞﾀﾞﾀﾞﾀﾞｧﾝと進化している今では、
推測が毎月精密になっているなという実感はあります。
でも、「このお金、誰がどうやって賄ってきたの？」、
「この請求書、どういうことをどんな人に頼んだの？」という部分は、
お金の動きだけでなく、団体/企業の活動そのものに関わります。
さらにはその一つ一つが集まって、そこに関わる人が動いてきた歴史、
法人の物語とでもいうものの根幹が形成されると、私は思っています。
クラウド会計ソフトがあるから、経理はいらない、
工数下げてという意見は、小生ちょっと反対です。
入力が簡単かつ正確にできるソフトを使っているからこそ、
この団体の土台を組み立てる「計る」部分と、
そこから未来を考える「図る」部分を深く考える契機を作れるのではないか
と信じている秋の空、なわけです。
一人経理、ウチではこうやってます
さて、これからは実際にソフトを使ってみましょう。
このやり方は、とあるNPOの一人経理のお姉さん（28）が、
自分でやりやすい最適解として作った方法なので、
素人の一つのTipsとして参照してください。
詳しくは専門家に聞いた方が、ほんとーに後で楽です。
当団体も担当税理士の先生には、お世話になりまくりっくすしてます。
まず当団体でお金周りで使用しているソフトは２つです。
見積・請求書作成ツール
毎月の収支まとめ、入出金チェック&財務諸表作成
misocaさんは無料で使えるので、会計freeeの毎月1,980円のみで、
ぐりぐりやっているというわけです。
実際、請求書作成はfreeeだけでもできるし、そうした方が便利な部分もあります。
じゃあ、何で分けているのかというと、
・請求書をプロジェクト担当者が作ることもある。
金額が後々変更になる可能性もある。
また、入金予定日も変更される可能性がある。
→freee上で請求書を発行すると、帳簿に内容が反映されてしまう。
変更があった時に、帳簿ごと直す必要が出てくる。
・シェアオフィスの家賃など、２ヶ月に１回など、
定期的に請求するものがある。
→freeeでも定期請求は最近対応したが、月額3,980円のビジネスプランを
利用する必要がある。
・misocaの方が、「ぱっと見」使いやすい。
→上記のように、プロジェクト担当者が見積・請求を行うことが
あるため、まずは忘れずに請求書を送ってもらえる状況を
作っておく必要がある。
経理担当者だけでなく、知識がなくても使えるように別立てで
分かりやすいツールを入れる。
さて、文章量的にもお後がよろしいようですねぇ。
それぞれのツールをどう使うかは、次回からご案内します。
好きな出囃子は、「伊集院光の落語リハビリ」のテーマこと、中の舞（三下り）な
鮫肌がお送りしました。
でんでん。
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